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Vous êtes attaché au papier mais vous ne vous y retrouvez plus avec toutes ces impressions ? Voici les meilleures solutions que vous puissiez trouver pour ranger, organiser et classer vos documents.
Avant d’archiver, décidez quels documents garder ou non
Avant même de vous lancer dans l’archivage, il faut déterminer quels documents vous allez conserver. Car tous les documents que vous avez ne sont peut-être pas nécessaires. Pire, certains sont peut-être tout simplement périmés. A l’inverse, il faut savoir que certains documents doivent être gardés à vie. La durée de validité d’un document varie selon sa catégorie.
Par exemple, pour les documents d’assurance, la durée minimale est de deux ans, et peut aller jusqu’à toute votre vie, notamment pour les assurances vies et les assurances aux dommages corporels. Pour les documents de véhicules, les factures et certificats de cessions/achat, ils doivent être conservés durant toute la durée de vie du véhicule concerné. Les amendes doivent être conservées trois ans. Autre exemple : pour les appareils ménagers, qu’il s’agisse du gros électroménager ou du petit électroménager, tous les documents relatifs aux appareils achetés doivent être gardés durant toute la durée de vie desdits appareils.
En résumé, on peut dire que la durée varie en moyenne entre 2 et 5 ans. Les documents qui doivent être conservés au-delà concernent généralement votre personne-même ou des appareils, comme une assurance-vie ou encore vos appareils. Pour trouver la durée de conservation exacte de tous les documents, vous pouvez consulter la rubrique de service-public.fr.
Une fois les documents dont vous devez vous débarrasser trouvés, ne les jetez surtout pas à la poubelle en l’état ! Vous devez d’abord les détruire pour éviter qu’on ne les récupère. Bien que périmés, ils comportent des informations sensibles et privées sur vous. Déchirez vos documents en petits morceaux, ou utilisez un destructeur de documents pour les découper en morceaux avant de les jeter. Si vous le pouvez, vous pouvez même les brûler.
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Triez vos documents par thématiques, types et ordre chronologique
Vous avez jeté proprement vos documents périmés et inutiles, bravo ! Il faut maintenant trier vos documents de manière logique et efficace. Si vous n’avez pas d’idée ou de motivation pour créer vos listes, vous pouvez tout simplement copier les thèmes de la rubrique des services publics donnée un peu plus haut. Vous avez ainsi un système de tri par thématiques classique et efficace : scolarité, taxes, voiture, logement, impôts…
Au sein de ces thèmes, vous allez peut-être vouloir être plus précis. Par exemple, dans la partie scolarité, vous n’allez pas mélanger vos bulletins de notes avec vos diplômes, vos certificats, vos notifications de scolarité, vos factures de cantines, etc. Vous allez donc devoir créer des sous-catégories pour trier vos documents par type. Toujours dans le thème de la scolarité, vous pouvez ranger d’un côté les factures relatives à l’école, puis les bulletins de note, ensuite les photos de classe, les diplômes, etc. Si vous avez des enfants, vous pouvez créer un dossier de scolarité par membre de la famille pour encore plus de précision.
Enfin, pensez à ranger vos documents par ordre chronologique pour naviguer avec aisance dans vos archives. Vous pouvez même ranger vos documents dans des pochettes par années.
Classeurs, pochettes, pastilles : adoptez un code et un matériel clair pour l’archivage
Pochette rouge pour les impôts, verte pour la voiture, classeur pour les factures… Pour être encore plus organisé, vous pouvez (et devez !) adopter un code clair pour vos archives. Par exemple, utilisez de grands classeurs pour vos thématiques et des pochètes pour les sous-catégories contenues dans ces thèmes. Vous pouvez même utiliser un code couleur : rouge pour les documents urgents ou pour telle catégorie, vert pour une autre, etc. N’hésitez pas à utiliser des étiquettes pour nommer distinctement et clairement vos pochettes et classeurs. L’essentiel est d’adopter un système qui a du sens pour vous.
Une fois tout cela fait, vous pouvez même acheter une armoire d’archivage pour ranger vos papiers. Il s’agit d'un rangement soit en forme de colonne soit d’armoire disposant de tiroirs avec des rails. Vous pouvez ainsi glisser avec aisance vos documents et créer de petites étiquettes pour trouver ce que vous voulez en un coup d’œil.
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Numérisez vos documents
Numériser vos documents est une étape essentielle et très facile de nos jours. En cas d’accident dans votre maison comme un incendie, vos documents peuvent être détruits. Il est donc essentiel de les numériser et de les conserver sur un support dématérialisé pour avoir une sauvegarde à l’abri des dégâts. Vous pouvez bien sûr les numériser à l’aide d’un scanner ou les prendre en photo avec un smartphone ou un appareil photo. Ensuite, vous pouvez soit les ranger sur une clé USB ou un disque dur externe, soit dans un espace de stockage cloud. Vous pouvez même faire les deux pour une sécurité maximale ! Ce faisant, vous n’avez plus à vous inquiéter de l’intégrité de vos documents physique.
Classez bien vos documents numérisés
Même numérisés, la règle est la même : classez vos documents ! Vous pouvez adopter le même système que vous avez choisi pour vos papiers physiques afin de ne pas vous brouiller. Il est plus simple de les ranger sur un ordinateur, car vous pouvez créer un nombre infini de dossier, sous-dossiers et renommer vos fichiers comme bon vous semble.
Continuez de classer dans le temps
Vous avez passé votre week-end à tout trier, jeter, classer et organiser, bravo ! Mais si vous ne voulez pas que tous vos efforts soient vains, ne perdez pas les bonnes habitudes. Dès que vous avez un nouveau document, rangez-le là ou il doit aller et ne le laisser pas traîner. Effectuer des tris périodiques à la fréquence de votre choix pour bien ranger vos papiers.
Limitez vos impressions
A l'ère du tout numérique et de l'écologie, l'impression apparaît comme une chose à modérer. Si vous voulez imprimer des documents, vérifier bien qu'ils soient nécessaires et demandez-vous si vous ne pouvez pas simplement les stocker sur votre ordinateur et/ou dans le cloud. Imprimer un document coûte du papier, mais aussi l'encre de votre imprimante.
En résumé, pensez bien à trier, jeter, organiser, archiver, numériser, mais aussi économiser ! Si le tri des documents est essentiel, faites attention à ne pas utiliser trop de papier. Et surtout ne laissez pas tout ça à l'abandon dans le temps !
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